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卓有成效的管理者
第一章
卓有成效
是可以学会的
管理者的工作
必须要卓有成效
推销起来
使某项工作
产生效益
和完成某项工作
可视为同一词
身为管理者
不管是企业主管
医院主管
政府机构主管
工会主管学校主管
还是军事机构主管
首先必须要按时做完该做的事情
换言之
管理者做事
必须有效
然而
值得注意的是
在担任管理职位的人中
真正卓有成效者
熟不多见
一般来说
管理者普遍材质较高
想象力丰富
并具有很高的知识水准
但是
一个人的有效性
与他的智力
想象力
或知识之间
几乎没有
太大的关联
有才能的人
往往最为无效
因为他们
没有认识到才能本身
并不是他们也不知道
一个人的才能
只有通过有调理
有系统的工作
才有可能产生效益
相反
在每一个机构中
总会有一些极为有效的勤勉人士
当别人忙的晕头转向的时候
那些有效的勤勉人士
却像童话归兔赛跑一样
脚踏实地
一步一个脚印
率先到达目的地
智力
想象力
及知识
都是我们的重要资源
但是
资源本身
是有一定局限性的
只有通过管理者
卓有成效的工作
才能将这些资源
转化为成果
为什么需要卓有成效的管理者
上文所述
听起来都是理所当然
在当今这个时代
有关管理者任务的专注和论文
已是汗牛冲动
但却很少有人关注管理者的有效性问题
这是为什么呢
原因之一
就是有效性只是知识工作者的一种特殊技能
而知识工作者
直到最近
才逐渐增多
对体力工作而言
我们所重视的职识效率
所谓效率
可以说是
把事情做对的能力
而不是
做对的事情的能力
体力工作的成果
常常可以用数量和质量来衡量
例如
制成了多少双鞋子
及质量如何
近一百年来
对如何衡量体力工作的效率和质量
我们已有相当的研究
现在
我们已经能够运用测定体力工作效率的方法
来促使工作者的产出大为增加
在过去
一个机构的行程
多以体力工作者为主体
例如操作机器的工人
或前线打仗的士兵
所以
关于有效性的需要不太迫切
问题也没有今天严重
位居高职的管理者
只不过是下达命令
要求下属执行而已
而且
管理者的人数
也只占全部工作人数中的一个极小的比例
所以
不管是否战斗住脚
我们暂且假令他们都是只有成效的
在那样的情形我们不妨完全信任管理者的天赋
认为他们已具备了一般人
所不容易具备的能力
这种情况
不仅仅存在于企业和军队中
一百年前
美国南北战争时期的政府
只由极少数的人组成
这对今天的人来说
简直是难以理解的
林肯时代的战争部
只有不到五十个文职官员
其中
绝大多数人
既不是管理者
也不是决策者
仅是通信报物人员而已
二十世纪初
西奥多
罗斯福总统时期的美国联邦政府
其全部机构人员
可以宽敞的容纳外
今天国会大厦前
任何一座办公楼之内
医院也是一样
从前的医院
并没有所谓X光
及化研技术员
营养师
治疗专家
以及社会工作者等等
而今天
美国的医院
平均每一百位病人
就需要各类医务人员
两百五十人
从前的医院
除了几位护士之外
只需雇佣几名清洁工
厨师
和杂工即可
那个时候
只有医生
才是医院中的知识工作者
而护士
便是他们的助手
总而言之
在从前的机构中
主要的问题
就是如何提高
听命于人的体力工作者的效率
知识工作者
在从前的机构中
并不扮演重要的角色
实际上
早期的知识工作者中
只有极少一部分人
在机构里工作
大部分人
都是自行开业
最多雇佣一位助手
因此
他们的工作是否有效
只会影响到他们自己
而今天
由知识工作者构成的组织
比比皆是
而且
都颇有规模
现代的社会
是一个由组织化的机构形成的社会
其中的每一个机构
包括军事机构
都在把重心
转向知识工作者
他们在工作中需要使用更多的智慧
而不是发达的机肉
或灵巧的双手
那些受过教育
懂得使用知识
理论和概念的人
渐渐取代
仅有体力技能的人
成为组织里的主力
他们只有对组织
真正有贡献
才算是有效
今天
我们已经不能再想当人的假定
凡是管理者
都一定是有效的
有效性的课题
以不容忽视
关于体力工作
我们已有一套完整的衡量方法和制度
从工程设计
到质量控制
但是这种衡量方法和制度并不能适用于知识工作
如果所设计的
是一项
错误的产品
则尽管工程部门
能迅速绘制出
精美的蓝图
其结果
也是极其可悲的
唯有从事对的工作
才能使工作有效
而这一点
却是无法用衡量体力工作的方法来衡量的
我们无法对知识工作者进行严密和细致的督导
我们只能协助他们
知识工作者本人必须自己管理自己
自觉地完成任务
自觉地做出贡献
自觉地追求工作效益
纽约客杂志
某期层三载一幅漫画
画中一间办公室玻璃门上写着
艾杰肥皂公司销售总经理
史密斯
办公室内
墙壁上只有一块单子标语
思考
画中的经理大人
双脚高哥在办公桌上
面孔朝天
正向着天花板
吐烟圈
门外刚好有两位
较年长的人走过
艺人
问另一人说
天知道史密斯是不是在思考
我们的肥皂问题
的确谁也不知道一位知识工作者在想些什么
然而
思考却正是他的本分
他既然是在思考
他就是在工作
知识工作者的工作动力
取决于他是否具有有效性
即他在工作中
是否能有所成就
如果他的工作缺少有效性
那么他对做好工作
和做出贡献的热情
很快就会消退
他将成为朝九晚五在办公室
消磨时间的人
知识工作者
并不生产本身具有效用的产品
他不生产有形的产品
例如挖一条水沟
制造一双鞋
或一个机械零件它生产的是知识
创意和信息
这样的产品
本身并无用途
只有通过另一位知识工作者
把它的产品当作投入
并转化为另一种产出
他们才具有实际的意义
在伟大的智慧
如果不能应用在行动上
也将只是
毫无意义的资料
因此
知识工作者
必须做到一些体力工作者
不需要做的事
它必须具有有效性
而且
它不能只顾到他的产品本身的效用
知识工作者
是一项特殊的生产要素
通过这项生产要素
当今一些高度发达的社会和经济实体
如美国
日本
西欧国家
才得以获得既保持了强大的竞争力
美国是这方面的典型
美国今天占优式的资源
当首推教育
美国的教育
虽然仍有很多有待感进的地方
但它的投入
确实是其他较贫群的国家
所望尘莫及的
美国在教育方面投资之庞大
可以说是事物力
培养一位自然科学方面的博士
约需十万
到二十万美元的社会投资
即使是培养一位没什么特殊职业技能的大学毕业生
也得花费五万美元以上
这种投资
只有非常富足的社会
才能负能
所以
在美国这个最富足的社会中
教育
就是他所拥有的一项真正的优势
当然
这也优势能否得到充分发挥
还取决于知识工作者的工作
是否卓有成效
而所谓知识工作者的生产力
就是做好该做的事情的能力
也就是有效性
谁是管理者
在一个现代的组织里
如果一位
知识工作者
能够凭借其职位和知识
对该组织富有贡献的责任
因而能实质的影响该组织的经营能力
及达成的效果
那么他就是一位管理者
经营能力
对企业机构而言
也许是推出一项新产品
或
扩大某一市场的占有率
对医院而言
也许是对病人提供更妥善的医疗服务
这样一位管理者
不能仅以执行命令为满足
他必须能做决策
并承担起
做出贡献的责任
他既然学识渊博
就应该比其他人
更具有做正确决策的能力
他的决定
可能会被取消
他也可能受到处分
甚至可能丢掉饭碗
但是
只要他有一天身为管理者
他就不能忘记
他的标准
目标
和贡献
绝大多数的经理人
都是管理者
当然
并非全部
在现代社会中
许多非主管人员
也正渐渐成为管理者
在一个知识型组织中
固然需要经理人
同样
也需要能做出贡献的专业人才
来出任需要负责
决策
并拥有一定职权的职位
美国报纸曾刊登一篇
采访越南战场上一位青年步兵上位的报道
最能清楚地说明这一点
记者问
在战场混乱的情况下
你如何指挥你的下属
那位青年步兵尚未回答到
我是唯一的负责人
当我的下属在丛林中遭遇敌人
却不知道该怎么行动时
我也因为距离太远无法告诉他们
我的任务
只是训练他们知道
在这种情形下
应该如何行动
至于实际上该怎么做
应用他们根据情况加以判断
责任虽然在我
但行动的决策
却由战场上的每个人
自己决定
在游击战中
每一个人
都是管理者
在主管人员中
也有许多人并不是管理者
换言之
许多人只不过是别人的上司而已
甚至于
是许多人的上司
但他们的行为
并不能对组织的经营能力
产生重大的影响
制造业的工厂领班
大多就属于此类
他们只是兼工而已
由于他们管理别人的工作
所以他们确实是主管人员
但对其下属的工作方向
工作内容
工作质量
及工作方法
他们既无责任
也无职权
所以他们的工作
大部分还可以用效率量来衡量和考核
而且
我们用来衡量
和考核体力工作者的尺度
对他们
仍然适用
与此相反
一位知识工作者
是不是一位管理者
我们不能以他有没有下属而定
例如
在一家企业机构里
一位市场研究员
也许有两百位下属
而另一家竞争企业里的市场研究员
也许只有一个秘书
然而
就这两位市场研究员做出的贡献来说
却无太大差别
即使有所差别
也只是行政工作上一些细节的不同
有两百位下属
当然远比只有一个秘书能够多做许多事
但却并不表示他的产述和贡献
一定更大
知识工作不能用数量来衡量
也不能用成本来衡量
衡量知识工作主要应看其结果
而不是看机构的规模有多大
或管理工作的繁简
当然
市场研究部门人数众多
可以集时广益
增享企业成长和发展的潜力
果认如此
那雇佣两百人
也算便宜
可是
两百人在一起工作
必然会产生各种问题
如果他们把问题带到工作中来
主管人员
就会被这些问题搞到焦头烂额
无暇顾及真正的市场研究
和基本决策了
他也许会成天忙于审核数字
根本没有时间考虑
我们的市场到底情况如何
甚至于市场发生的重大变化
足以影响公司的存亡时
恐怕
他也会疏于察觉
当然
单枪匹马的市场研究员可能会非常能干
也可能能力很低
他可能成为公司发展的知识和愿景的源泉
也可能将他的时间
好于细枝末节
一般人以为这就是研究
以至于视而不见
听而不闻
更别提思考研究了
在每一个知识型组织中
总有人单独作战
虽然他们没有下属
但他们仍然算是管理者
当然
像上文所举的越南战争的例子
每一个人
都必须随时
做影响
整体存亡的决策
这样的实力毕竟不多
但是实验室里的化学家
决定采取假研究路线
而放弃以研究路线时
他也许是做了极可能大大影响公司虔程的重要决策
这样的一位化学家
可能是实验室的主任也可能是一位
根本没有主管职责的研究员
甚至于
可能是一位初级研究员
同样呢
从财务角度对某种产品进行决策
可能是公司资深副总裁的职责
也可能是由一位普通职员来决定
这种情况在今天的大型组织中
可以说是
屡见不鲜的
在本书中
管理者一词
将泛指知识工作者
经理人员
和专业人员
由于其职位和知识
他们必须在工作中
做影响整体技巧和成果的决策
但这并不意味着大部分知识工作者都是管理者
因为知识工作
也像其他任何工作一样
有些是属于日常事务性的
不需要什么技能的工作
在这样的管理者的定义下
知识工作者中管理者的人数
往往比任何一张组织系统表中
所公布的人数多得多
这是我们应该明了的起点
我们已看到有关这方面的种种努力
对经理人员
和做出贡献的专业人员的嘉奖
和报酬
建立了平行的阶梯
但是当目前为止
对下面这一问题
心中有数的人
还不是太多
在今天最普通的机构中
不论是企业机构
政府机构
研究机构
还是医疗机构中
到底有多少人必须做
具有重大意义
且具有决定性影响的决策
要知道
基于知识权威所做的决策
与高级管理层所做的决策
具有相同的性质
这正是凯培尔发言的主要论点之一
我们现在已经知道
大部分的一般经理人员
其工作性质
跟企业机构的董事长
或
政府机构的行政领导
其实是相同的
那就是计划
组织
整合
机励和考核
他的管辖范围
也许相当有限
但在他的天地里
他却是一位管理者
同样的
任何一位做决策的其工作
也跟董事长
和行政领导相同
即使他的管辖范围有限
甚至于他的职能
或他的大名
不见于组织系统里
办公室连专用电话也没有
但他确实也是一位管理者
不论职位的高低
只要你是一位管理者
就必须
力求有效
本书引用了许多实力
都来自于政府
军队
医院
企业等机构的高级主管的工作与经验
这主要是因为
我所接触的人士
以高级主管为多
而且因为
高级主管常委人所贡建
同时
也是因为大事
总要比小事更容易分析
也更容易说明问题
但是
本书讨论的
并不是高级主管要做些什么
或应该做些什么
本书是为每一位对促进机构
有效运转
负有行动
与决策责任的
知识工作者而写的
换言之
是专门为那些
我称之为管理者的人
而写的
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